Tietosuojaseloste


Aktiivinen synnytys ry:n jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Hyväksytty Aktiivinen synnytys ry:n hallituksen kokouksessa 31.08.2019

Selosteessa käsiteltävät kohdat:

  • Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
  • Rekisteröidyt eli jäsenet
  • Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
  • Käsiteltävät henkilötiedot
  • Säännönmukaiset tietolähteet
  • Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
  • Henkilötietojen vastaanottajat
  • Henkilötietojen vastaanottajat Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella
  • Henkilötietojen säilytysaika
  • Jäsenen oikeudet
  • Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
  • Yhteydenotot
  • Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Aktiivinen synnytys ry. Y-tunnus 2552651-9

Osoite: Helmipöllönkatu 8 c 31, 02680 Espoo

Sähköposti: jasenasiat@aktiivinensynnytys.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Laura Huittinen

2. Rekisteröidyt eli jäsenet

Rekisterissä käsitellään Aktiivinen synnytys ry:n varsinaisiksi tai kannatusjäseneksi hyväksyttyjen henkilöiden ja kannatusjäseniksi hyväksyttyjen organisaatioiden tietoja.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperiaate

Jäsenrekisterin käyttötarkoituksena on yhdistyksen jäsenten henkilötietojen ajantasainen hallinta ja jäsenrekisterin kehittäminen sekä käyttö jäsenkirjeiden ja jäsenkokouskutsujen lähettämiseen sekä jäsenetuna saatavan Sydänääni-lehden lähetykseen. Jäsenten henkilötietoja käsitellään myös yhdistyksen pöytäkirjoissa, tilitapahtumissa ja kirjanpidossa.

Henkilötietojen käsittely jäsenrekisterissä sekä uusien ja eroavien jäsenten nimien merkitseminen pöytäkirjaan sekä jäsenmaksutilitapahtumien näkyminen tilitapahtumissa ja kirjanpidossa perustuu Aktiivinen synnytys ry:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä, kirjoittaa pöytäkirjoja ja huolehtia kirjanpidosta sekä tilintarkastuksesta. Jäsenkokouskutsujen lähettäminen perustuu yhdistyslakiin. Jäsenkirjeiden ja yhdistyksen tiedotteiden lähettäminen perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun eli yhdistyksen ja jäsenen merkitykselliseen suhteeseen. IP-osoitteen tallentuminen perustuu yhdistyksen ja jäsenrekisterin palvelutarjoajan oikeutettuun etuun, sillä mahdollisissa tietomurroissa tekijä täytyy pystyä jäljittämään sähköisin tunnistetiedoin.

Henkilötietoja kerätään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti, eikä niitä käytetä, muuteta tai siirretä missään tilanteessa eri tavalla kuin tässä tietosuojaselosteessa on mainittu.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Jäsenrekisterissä käsitellään Aktiivinen synnytys ry:n jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

  • Rekisteröidyn täydellinen nimi
  • Rekisteröidyn jäsennumero
  • Tieto yhteisöjäsenyydestä, mikäli jäsen on yritys/yhteisö
  • Rekisteröidyn kotipaikka
  • Rekisteröidyn postiosoite sekä maa, mikäli muu kuin Suomi
  • Rekisteröidyn sähköpostiosoite
  • Rekisteröidyn puhelinnumero
  • Rekisteröidyn maksamien jäsenmaksujen maksupäivämäärät viimeiseltä kuudelta vuodelta ja tulevilta vuosilta, mikäli jäsen on maksanut jäsenmaksun useammalle vuodelle
  • Rekisteröidyn yhteystietoihin liittyvät lisätiedot
    Sähköisen viestinnän tunnistetiedot tallentuvat, kun jäsen lähettää jäsenhakemuksen tai tarkastelee taikka muuttaa henkilötietojaan jäsenrekisterissä.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenrekisteriin tallennettavat henkilötiedot saadaan jäseneltä itseltään jäsenyyden alkaessa ja sen aikana jäsenen Aktiivinen synnytys ry:lle tekemistä ilmoituksista, lukuun ottamatta jäsennumeroa ja jäsenmaksutietoja, jotka lisätään tietoihin yhdistyksen toimesta.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja niihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Näillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus ja heillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Aktiivinen synnytys ry on varmistunut siitä, että sen henkilötietojen vastaanottajat noudattavat tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

Paperilla säilytettävät, henkilötietoja sisältävät pöytäkirjat ja kirjanpito säilytetään lukollisessa kaapissa, joihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.

7. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja luovutetaan:

  • jäsenrekisterin palveluntarjoajalle jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi
  • lehtipainolle jäsenetuna saatavan Sydänääni-lehden lähettämiseksi
  • tilitoimistolle, tilintarkastajalle ja yhdistyksen käyttämälle pankille kirjanpito- ja tilintarkastusvelvollisuuden täyttämiseksi

8. Henkilötietojen vastaanottajat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella

Aktiivinen synnytys ry:n jäsenkirjeiden ja -tiedotteiden lähettämiseen käyttämä sähköpostipalvelu, yhdistyksen hallituksen käyttämä sähköinen kokousalusta ja pöytäkirjojen tallennuspaikka sekä lehtipainolle lähetettävien osoitteiden tallennuspaikkana käytettävä pilvipalvelu sijaitsevat Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Nämä palveluntarjoajat toteuttavat Euroopan Unionin ja Yhdysvaltojen välistä Privacy Shield -sopimusta.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassa olevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin henkilö on Aktiivinen synnytys ry:n jäsen. Tiedot poistetaan rekisteristä sen jälkeen, kun jäsenyyden päättyminen on käsitelty seuraavassa Aktiivinen synnytys ry:n hallituksen kokouksessa.

Jäsenrekisterin palveluntarjoaja säilyttää varmuuskopioita henkilötiedoista 6 kuukauden ajan.

Kirjanpito ja tilitapahtumat säilytetään lainsäädännön määrittelemä vähimmäisaika.

Yhdistyksen pöytäkirjat säilytetään.

Lehtipainoon lähetettävät henkilötiedot poistetaan pilvipalvelusta heti, kun niitä ei enää tarvita jäsenlehden lähettämiseksi. Lehtipaino poistaa henkilötiedot omista järjestelmistään viipymättä jäsenlehden postituksen jälkeen.

10. Jäsenen oikeudet

Jäsenellä on oikeus koska tahansa tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin. Jäsenellä on myös oikeus vastustaa hänen henkilötietojensa käsittelyä jäsenkirjeen ja -tiedotteiden lähetykseen.

Lisäksi jäsenellä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
  • vaatia henkilötietojensa poistamista
  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Aktiivinen synnytys ry:een
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Aktiivinen synnytys ry voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Aktiivinen synnytys ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle tai sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Aktiivinen synnytys ry:n olevaan osoitteeseen: jasenasiat@aktiivinensynnytys.fi

Aktiivinen synnytys ry
Helmipöllönkatu 8 c 31
02680 Espoo

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 31.08.2019